Vývoj, provoz a podporu spisové služby AthenA dnes zajišťuje společnost evosoft.
AthenA je elektronická spisová služba (eSSL) pokrývající kompletní životní cyklus dokumentů a spisů – od příjmu a evidence, přes oběh a vyřízení, až po uložení a skartaci.
Spravuje dokumenty v listinné i plně digitální podobě a plní roli páteřního systému eGovernmentu v úřadu. Je určena velkým organizacím státní správy i komerční sféry a v hostované podobě také menším úřadům, městům a obcím. Za více než dvacet let vývoje se stala jednou z nejrozšířenějších českých spisových služeb, nasazenou napříč ministerstvy, kraji, městy, univerzitami i finančními institucemi.
Evidence dokumentů a spisů
Jádrem aplikace je úplná a průkazná evidence písemností a jejich uspořádání do spisů a šanonů s auditní stopou každého kroku.
Evidence dokumentů s atributy jako evidenční číslo, číslo jednací, spisový a skartační znak, stav, odesílatel či termín
Stavy dokumentu (nový, otevřený, uzavřený, uzamčený, skrytý) a přehledná „košilka" dokumentu
Zakládání spisů, šanonů a spisových značek, priorování a sběrný arch pro hromadnou agendu
Podpora správních spisů dle správního řádu včetně evidence oprávněných osob
Spisový a skartační plán se spisovými znaky, skartačními znaky a lhůtami
Podatelna, výpravna a datové schránky
AthenA komplexně obsluhuje příjem i odesílání dokumentů v listinné i elektronické podobě.
Elektronická podatelna pro příjem a zaevidování zásilek, přidělení evidenčních čísel a otisk podacích razítek
Skenování, čárové kódy dokumentu i obálky a integrace s frankovacími stroji
Výpravna a odesílání s automaticky generovanou obálkou, rozdělovníkem a poštovním podacím archem
Kompletní obsluha informačního systému datových schránek (ISDS) – odesílání, vyhledání adresáta podle IČO či jména a automatické párování doručenek bez ručního zásahu
Autorizovaná konverze dokumentů a vydávání ověřovacích doložek
Oběh dokumentů, úkoly a workflow
Dokumenty a spisy obíhají mezi pozicemi a spisovými uzly organizace podle nastavených pravidel a hierarchie.
Předávání dokumentů a spisů mezi pozicemi buď jako úkol, nebo jako předdefinované workflow simulující reálný oběh
Úkoly zadané, k vyřízení, k odsouhlasení a k vyjádření s hierarchickým zanořením a hlídáním termínů
Sdílení dokumentů, role „zodpovídá" a „zpracovává" a zastupování pozic v době nepřítomnosti
Schvalovací procesy typu předběžná řídicí kontrola, schvalování účetních dokladů, žádanek či dovolenek
Elektronické podpisy a časová razítka
AthenA plně podporuje elektronické podepisování v souladu s nařízením eIDAS.
Kvalifikovaný elektronický podpis prostřednictvím čipové karty či tokenu, prostředku HSM i podepisování na straně serveru
Podpisová kniha pro hromadné podepisování a automatická vizualizace podpisu podle šablon
Elektronické pečeti a kvalifikovaná časová razítka
Zajištění dlouhodobé důvěryhodnosti podpisů (přerazítkování, kontejnerizace) a ověřování platnosti podpisů
Ukládání, spisovna a skartační řízení
Uzavřené spisy postupují organizací až do trvalého uložení a řízeného vyřazení.
Hierarchie ukládání: příruční spisovna spisového uzlu → centrální spisovna → archiv, včetně evidence archivních krabic
Skartační řízení dle spisového a skartačního plánu se skartačními znaky a lhůtami
Elektronické předání dokumentů k trvalému uložení do Národního archivu
Napojení na navazující důvěryhodné digitální úložiště s hashováním, transakčním protokolem a auditní stopou
Integrace a interoperabilita
AthenA je otevřená aplikace s rozhraními navrženými pro napojení na okolní systémy a registry.
Napojení na eGovernment systémy a registry: datové schránky (ISDS), CzechPoint, ARES, registr smluv a základní registry (ISZR)
Otevřená rozhraní (webové služby) pro agendové, ekonomické, personální, IDM, DMS i monitorovací a bezpečnostní systémy
Integrace s kancelářskými nástroji – panel AthenA ve Wordu a Excelu s vkládáním polí (číslo jednací, čárový kód, číslo spisu, adresát, rozdělovník)
Automatické doplňování údajů do dokumentů a jejich generování na straně serveru
Přehledy a evidenční pomůcky
Aplikace vede zákonné evidenční pomůcky a poskytuje bohaté filtrovatelné přehledy.
Podací deník, doručovací knihy a přehledy došlých, předaných i odeslaných dokumentů
Přehledy dokumentů spisového uzlu i podřízených pozic, přehled sdílení a interních sdělení
Fulltextové vyhledávání napříč evidencí a hromadné akce nad výběrem
Tiskové sestavy (spisová obálka, obsah spisu, přehledy) s exportem do PDF, DOCX, XLSX a dalších formátů
Architektura a provoz
AthenA je webová aplikace v architektuře klient–server, ovládaná z internetového prohlížeče.
Přístup z prohlížeče s rozlišením uživatele podle přihlášení do sítě a rozdělením práv na role a spisové uzly
Provoz on-premise ve vlastní infrastruktuře i jako hostovaná (cloudová) služba pro menší organizace
Škálovatelnost pro velké instance s desítkami milionů dokumentů a desetitisíci uživatelů
Oddělené testovací a produkční prostředí a sledování přístupů pro potřeby bezpečnostního auditu
Navazující moduly
Athenu lze rozšířit o navazující moduly a aplikace pro řízení celého životního cyklu dalších firemních dokumentů na téže platformě:
Smlouvy a veřejné zakázky, objednávky, faktury a usnesení
Adresář kontaktů sdílený napříč celou spisovou službou
Důvěryhodné digitální úložiště pro dlouhodobé a průkazné uchování dokumentů
Soulad s legislativou a standardy
AthenA je dlouhodobě udržována v souladu s českou legislativou i evropskými předpisy a průběžně reaguje na jejich změny.
Zákon č. 499/2004 Sb. o archivnictví a spisové službě a jeho prováděcí vyhláška
Zákon č. 300/2008 Sb. o elektronických úkonech a autorizované konverzi dokumentů
Národní standard pro elektronické systémy spisové služby (NSESSS), nařízení eIDAS a požadavky GDPR
Výstupní datové formáty pro archivaci (PDF/A, PNG, TIFF, WAV, MPEG-2)